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办公用品管理注意事项

发布时间:2012-08-28 标签: 办公文化礼品 注意事项
【采购百科导读】:  办公用品管理注意事项   1.员工离开本单位,应退回领用的办公用品。   2.办公用品的领用、更换要依照办公用品使用期限一览表,办公用品更换按要求处理,特殊情况要有书面报告。   3.根据工作需要情况,确定各岗位办公用品配备规格一览表,作为办公用品发放的依据。   办公用品管理方式   行政部门不但要负责办公物品的收发,还要负责申请、采购

  办公用品管理注意事项

  1.员工离开本单位,应退回领用的办公用品。

  2.办公用品的领用、更换要依照办公用品使用期限一览表,办公用品更换按要求处理,特殊情况要有书面报告。

  3.根据工作需要情况,确定各岗位办公用品配备规格一览表,作为办公用品发放的依据。

  办公用品管理方式

  行政部门不但要负责办公物品的收发,还要负责申请、采购如此琐碎、繁杂,要做好就得要理清各环节之运作,并作好计划、预算工作。并且,此类工作的管理还要视企业规模大小而制定不同的管理方法。

  若是一家规模较小的企业,他们对办公物品的使用量不大,故多在公司附近找一家价格合理的供应在厂商,以议定价格方式,签定供应合同。需要物品时,就打个电话由供应商送来,每月与其作一次月结即可,这样好处在于:

  1.因供应商较近,故这些易耗品不用存货,随叫随送。只要将一些使用频率较高,如圆珠笔、纸巾等,稍作一些保存,占的寺方不大,一个柜子就可以。

  2.文具领用也简单,因人数少,量也少,可采用以旧换新的方式,不过更改前,各部门(单位)还得写申领单,经公司主管签字后,加以统计,叫供应商送来后,便可发放。

  3.对于可缴交的物品,如钉书机、打孔机等物品,人员离职后可收回,发给下一任同事使用。

  而大中型企业则不同,因为人多、部门多,上述作法应付不了需求,还会遭到不少同事埋怨,可行的方法是:

  1.根据往年的用量及费用,作出年度计划及预算,这种预算作业通常在年终进行。

  2.设立办公物品保管室,依公司大小,物品多少设保管员1名或2名,保管员既要像物料仓管一样做好收发工作,还要根据业务需要做好账本登记,月、年度的盘点作业。

  3.采购人员选择好多家供应商,并控制好价格及品质。

  4.主管人员拟订好《办公用品收发一览表》,使办公物品在收发过程中有条有序。

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