办公用品管理注意事项

　　1.员工离开本单位，应退回领用的办公用品。

　　2.办公用品的领用、更换要依照办公用品使用期限一览表，办公用品更换按要求处理，特殊情况要有书面报告。

　　3.根据工作需要情况，确定各岗位办公用品配备规格一览表，作为办公用品发放的依据。

　　办公用品管理方式

　　行政部门不但要负责办公物品的收发，还要负责申请、采购如此琐碎、繁杂，要做好就得要理清各环节之运作，并作好计划、预算工作。并且，此类工作的管理还要视企业规模大小而制定不同的管理方法。

　　若是一家规模较小的企业，他们对办公物品的使用量不大，故多在公司附近找一家价格合理的供应在厂商，以议定价格方式，签定供应合同。需要物品时，就打个电话由供应商送来，每月与其作一次月结即可，这样好处在于：

　　1.因供应商较近，故这些易耗品不用存货，随叫随送。只要将一些使用频率较高，如圆珠笔、纸巾等，稍作一些保存，占的寺方不大，一个柜子就可以。

　　2.文具领用也简单，因人数少，量也少，可采用以旧换新的方式，不过更改前，各部门(单位)还得写申领单，经公司主管签字后，加以统计，叫供应商送来后，便可发放。

　　3.对于可缴交的物品，如钉书机、打孔机等物品，人员离职后可收回，发给下一任同事使用。

　　而大中型企业则不同，因为人多、部门多，上述作法应付不了需求，还会遭到不少同事埋怨，可行的方法是：

　　1.根据往年的用量及费用，作出年度计划及预算，这种预算作业通常在年终进行。

　　2.设立办公物品保管室，依公司大小，物品多少设保管员1名或2名，保管员既要像物料仓管一样做好收发工作，还要根据业务需要做好账本登记，月、年度的盘点作业。

　　3.采购人员选择好多家供应商，并控制好价格及品质。

　　4.主管人员拟订好《办公用品收发一览表》，使办公物品在收发过程中有条有序。

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